Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris - Menurut M. Braum serta Ramon, sekretaris yaitu seseorang pembantu dari seseorang kepala atau pimpinan yang terima pendiktean, mempersiapkan surat-menyurat, terima tamu, mengecek, atau mengingatkan pimpinannya tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta lakukan banyak keharusan yang lain yang terkait manfaat tingkatkan dampaktivitas dari pimpinannya tentang keharusan yang lain yang terkait untuk tingkatkan dampaktivitas pimpinannya.

Tugas Tugas Sekretaris

2. Menurut Drs. The Liang Gie menyebutkan kalau sekretaris yaitu seseorang petugas yang pekerjaannya mengadakan masalah surat-menyurat termasuk juga mempersiapkan untuk seseorang petinggi perlu atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto menyebutkan kalau sekretaris yaitu seseorang pegawai yang bertugas menolong pimpinan kantor dalam merampungkan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Jadi, Sekretaris yaitu seorang yang bekerja dikantor atau lembaga yang tugasnya jadi tangan kanan/menolong serta mengingatkan pimpinan dalam merampungkan pekerjaan pimpinan.

supaya pekerjaan sekretaris pada atasannya bisa jalan dengan baik serta prima, jadi seseorang sekretaris mesti ketahui beberapa hal seperti berikut :

a. Sekretaris mesti tahu sikap serta pribadi pimpinan.

b. Sekretaris mesti bisa ketahui keadaan pimpinan.

c. Sekretaris serta pimpinan sangkanya berlangsung hubungan kerja yang serasi.

d. Sekretaris mesti dapat pelihara wibawa atasannya.

e. Sekretaris mesti dapat pelihara wibawa atasannya.

f. Sekretaris mesti dapat mencerminkan sikap serta kebijakan atasan dalam satu system organisasi.

g. Sekretaris mesti dapat membuat lingkungan kerja yang kondusif pada pimpinan dengan bawahan.

h. Sekretaris mesti dapat pelihara system kontrol pada hubungan kerja dengan atasan.

i. Sekretaris mesti dapat memberi pemikiran positif pada penyelesaian problem ataupun pada rencana pengembangan organisasi.

Pekerjaan seseorang sekretaris bisa digolongkan dalam 8 jenis yakni :
- Tugas-tugas Rutin
- Tugas-tugas Khusus
- Tugas-tugas Istimewa
- Tugas-tugas Resepsionis
- Pekerjaan Keuangan
- Pekerjaan Sosial
- Pekerjaan Insidental
- Pekerjaan Sekretaris dalam Businees Meeting

TUGAS POKOK SEKRETARIS :
- Menolong pimpinan
- Mempersiapkan agenda rapat
- Membuat administrasi/pembukuan perusahaan
- Mengatur daftar aktivitas perusahaan/organisasi
- Serta beda sebagainya

Berdasar pada ruangan lingkup serta tanggung jawab sekretaris bisa dibedakan jadi 2 (dua) jenis yakni :

1. Sekretaris eksekutif

Sekretaris eksekutif yaitu sekretaris yang berperan jadi manajer karna dengan segera atau riil menggerakkan peranan manajer eksekutif yang mempunyai bawahan. Sekretaris eksekutif ini biasanya adalah sekretaris untuk satu unit organisasi, misalnya : sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris lokasi, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan sebagainya.

2. Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi yaitu seseorang yang kerjakan aktivitas perkantoran untuk menolong seorang spesifik serta berbentuk pribadi. Sekretaris dalam artian ini bukanlah pegawai atau staf dari satu organisasi atau perusahaan namun diangkat serta digaji oleh perseorangan.

Seseorang sekretaris pribadi mesti senantiasa berupaya untuk mengetahui sifat-sifat serta pribadi pimpinannya sendiri, baik itu kebiasaan rutinitas, kesukaan atau hoby, keunggulan serta kekurangan pimpinan. Jadi sekretaris pribadi tidak bermakna kalau ia tidak bertanggungjawab pada unit kerjanya, namun ia tetaplah terikat pada status kepegawaiannya.

(Thomas W. Bratawidjaja, 1996 : 3)

B. aktivitas Dalam Bagian Sekretariat

Aktivitas dalam bagian Sekretariat terbagi dalam beberapa hal tersebut :

a. Mengadakan pembinaan ketatausahaan, terutama yang terkait dengan pekerjaan surat-menyurat yang mencakup :

1. Pembuatan surat

2. Penerimaan surat

3. Pengiriman surat atau pendistribusian surat-surat

4. Penyimpanan warkat (records)

b. Mengadakan tata hubungan, baik dengan internal ataupun dengan eksternal :

1. Dengan internal melakukan tata hubungan kantor yang harmonis

2. Dengan eksternal malaksanakan hubungan atau komunikasi masa atau hubungan orang-orang (public relations)

c. Mengadakan kepaniteraan rapat-rapat

d. Mengadakan beberapa hal yang berbentuk rahasia

e. Mengadakan penyusunan penerimaan tamu/kunjungan-kunjungan.

3. Peranan Administrasi Kesekretariatan

Peranan administrasi kesekretariatan mencakup beberapa hal seperti berikut :

a. Membuat pencatatan (recording) dari semuanya aktivitas manajemen.

b. Administrasi kesekretariatan jadi alat pelaksanan pusat ketatausahaan

c. Administrasi kesekretariatan jadi alat komunikasi perusahaan atau jawatan

d. Administrasi kesekretariatan jadi alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau jawatan

e. Jadi pusat dokumentasi (master file)

4. Maksud Administrasi Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan seperti berikut :

a. Membuat lancar jalan raya serta distribusi info ke semua pihak baiok dengan internal ataupun dengan eksternal.

b. Mengamankan kerahasiaan perusahaan/jawatan.

c. Mengatur serta pelihara semua dokumentasi perusahaan/jawatan, yang memiliki manfaat untuk manajemen untuk membuat lancar pelaksaan peranannya, yakni :

1. Perencanaa (rencana)

2. Pengorganisasian (organizing)

3. Penggerakan (actuating)

4. Pengawasan (controlling)

5. Pengambilan beberapa ketentuan (decision making)

Prasyarat Profesional Sekretaris

Sampai kini, orang relatif mendeskripsikan seseorang sekretaris jadi sosok wanita berpenampilan cantik serta menarik. Asumsi ini terang salah besar. Karna seseorang sekretaris tidak terus-terusan ahrus selorang wanita. Serta jikalau ia wanita, tidak selamanya mesti cantik serta menarik.

Dengan professional, ada beberapa prasyarat seseorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Salah satunya sabar, telaten, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, setia, pintar bicara, sopan serta dapat melindungi image perusahannya.
2. General Knowledge. Mempunyai kekuatan mencukupi pada semua suatu hal perubahan serta perubahan yang berlangsung, terlebih yang terkait dengan kesibukan organisasi.
3. Special knowledge. Mempunyai pengetahuan yang terkait spesial dengan tempatnya jadi seseorang sekretaris.
4. Skill and technic, salah satunya mencakup kekuatan mengetik, koresponednsi, stenografi (saat ini bukanlah prasyarat mutlak) serta kearsipan.
5. Practice, kekuatan melakukan pekerjaan seharu-hari seperti terima telepon, terima tamu, mempersiapkan rapat, buat agenda pimpinan dan lain-lain/

Tugas-sekretaris bisa digolongkan jadi 4, yakni :

1. Pekerjaan Rutin

Pekerjaan yang sehari-hari ditangani, tidak ada perintah spesial dari pimpinan. Umpamanya, buka serta buat rencana surat, mengetik, menelpon, terima tamu, tata kearsipan serta korespondensi.

2. Pekerjaan Khusus

Pekerjaan yang membutuhkan perintah spesial dari pimpinan atau memerlukan pertimbangan serta pengalaman yang dipunyai sekretaris. Umpamanya, buat kesepakatan kirim faksimil. dsg.

3. Pekerjaan Kreatif

Pekerjaan yang keluar dari gagasan atau pemikiran sekretaris tersebut. ini untuk memudahkan pekerjaan seseorang pimpinan.

Contoh : Membenahi tata ruangan Kantor, kirim ucapan selamat.

Pekerjaan untuk kerjasama

A. Hubungan kerja dengan dunia luar.

sekretaris ditunjuk untuk lakukan kerjasamadengan perusahaan beda. Di sini sekretaris ditunjuk jadi Kontak Person, yakni hanya satu yang bisa dihubungi untuk terkait dengan pimpinan atau perusahaan.

B. Hubungan kerja di bagian Organisasi.

Adalah hal yang paling penting, yakni hubungan pada sekretaris dengan atasannya serta pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk memudahkan serta mengefektifkan pekerjaan atasan.

Mengenai aktivitas sekretaris dalam organisasi, diantaranya :

1. Dictation. Di sini sekretaris dituntuk agar bisa menulis secara cepat waktu di dekte

walau bisa memakai perlengkapan mutakhir.

2. Kalender Atasan. Sekretaris mesti bmampu membuat jadwal kerja atasan, supaya gampang di baca. Kadang-kadang sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.

3. Mengolah Persiapan Perjalanan Pimpinan. Sekretaris mesti dapat menyiapkan semua kepentingan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris mesti tahu segalanya perlu yang bsrhubungan dengan perjalanan

dinas pimpinan.

4. Tampilan Kantor. Sekretaris mesti dapat untuk mengatur tataruang kantor seseorang pimpinan, dengan baik supaya terwujud kesan rapi, indah, efektif. simpel, hingga buat tamu yang berkunjng

terkesan. Karna mi adalah deskripsi perusahaan dalam menggerakkan bisnisnya.

5. Melindungi Pintu. Sekretaris di sini bertugas dalam pengambilan ketentuan, siapa tamu yang di terima untuk berjumpa dengan pimpinan, tidak diterima, serta diminta menanti. Dalam hal semacam ini baiknya sekretaris berkomunikasi yang efisien dengan pimpinan hingga bisa menangkap perspektif atasannya dengan benar.

6. Pekerjaan Teratur. Pekerjaan yang umum ditangani sekretarismeliputi rencana, penjadwalan serta pengawasan jadwal yang baik. Supaya efisiensi serta dampaktifitas tetaplah terbangun, sekretaris butuh memerhatikan aktivitas atasan.

7. Laporan. dalam

buat laporan sekretaris butuh lakukan penelitian. Tetapi tidak terbatas dengan penelitian saja, namun juga untuk laporan tahunan, laporan rapat, serta laporan produksi.

Langkah Jadi Sekretaris Profesional :

1. Menghadirkan Citra Perusahaan.

Citra perusahaan yaitu hal yang perlu dijunjung tinggi. Karna sekretaris yaitu tangan kanan sang bos, jadi sekretaris harus juga menghadirkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik serta Bertanggung Jawab

Sekretaris harus juga ramah, baik serta bertanggungjawab pada semuanya tugasnya. Tidak cuma baik pada Bos namun harus juga baik pada rekanan serta kawan sekantor.

3. Pintar Melindungi Rahasia

Jadi tangan kanan Bos serta senantiasa memperoleh keyakinan dari Bos, Sekretaris mesti pintar melindungi rahasia perusahaan ataupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi

“-sekretaris tidak cuma mesti pintar berdandan, namun seseorang sekretaris harus juga update pada perkembangan tehnologi umpamanya tehnologi info.

5. Tahu Accounting serta Pembukuan

Accounting serta pembukuan harus juga dikuasai oleh seseorang sekretaris supaya dapat lakukan pembukuan kantor.

6. Mesti Dapat Bhs Asing kuasai bhs asing yaitu nilai lebih yang perlu dipunyai oleh seseorang sekretaris. Karna umumnya sekretaris senantiasa disuruh Bos untuk berjumpa dengan rekanan yang datang dari luar negeri.

7. Pelajari Ciri-khas Bos

Kenali ciri-khas atasan supaya Kamu tidak salah dalam melakukan tindakan serta memutuskan.

8. Memiliki Norma yang Baik. Seseorang sekretaris harus juga mempunyai norma yang baik yakni dalam soal bicara, makan, duduk, dll. Karenanya begitu terkait dengan citra perusahaan.

9. Pintar Bicara di Depan Publik

Terkadang sekretaris disuruh untuk temani atasan untuk lakukan presentasi menukar sang atasan. Oleh karena itu sekretaris mesti dapat belajar bicara dengan umum atau ketika meetin